Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Huoneistomanagerin ja Huoneistomanageri Helsinki:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.06.2018. Viimeisin muutos 04.03.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Huoneistomanageri
Heikkiläntie 7 A
00210 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tatu Koskela
tatu.koskela[ät]huoneistomanageri.fi
+358 45 633 55 92

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin lisätään henkilötietoja seuraavin perustein:

Rekisteriin tallennetaan henkilötietoja seuraavin perustein:

  • Sopimus: Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet. Henkilötietoja käytetään asuntoa vuokratessa, vuokrahakemusten käsittelyssä ja sopimusten laatimisessa saattaakseemme vuokralaiset ja vuokranantajat yhteen.
  • Suostumus: Pyydämme suostumusta asuntojen hakijoilta henkilötietojen käsittelyyn, kun se on tarpeen. Voimme myös pyytää asiakkaalta tai sivuston kävijältä suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin. Suostumuksen voi perua, eikä peruuttamiselle ole asetettu minkäännäköisiä rajoitteita.
  • Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietoja myös väärinkäytösten, kuten petosten, estämiseksi ja oikeudellisten vaatimuksien esittämiseksi. Petosten estäminen ja oikeudellisten vaatimusten esittäminen on välttämätöntä liiketoimintamme kannalta ja perusteltuja.
  • Lakiin perustuva velvoite: Käsittelemme henkilötietoja myös monien lakisääteisten velvoitteiden tyydyttämiseksi. Näistä esimerkkejä on rahanpesu- ja kirjanpitolaki. Myös välitysliikkeitä koskevat lait velvoittavat meitä säilyttämään asiakirjoja useita vuosia. Laki saattaa siis velvoittaa meitä säilyttämään tietoja pidempään, kuin alun perin tietoa kerätessä on ollut tarkoitus.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti, osoite), verkkoyhteyden IP-osoiteedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säilytysaika

  • Säilytämme vuokranantajien ja vuokralaisten tietoja kunnes ilmenee, ettei niiden säilyttäminen ole enää aiheellista. Säilytämme tietoja kuitenkin aina vähintään lain vaatiman määrän. (Tällä hetkellä 5 vuotta.)
  • Vuokra-asunnon hakijan tietoja säilytämme korkeintaan kuusi kuukautta tietojen antamisesta, mikäli vuokrasopimusta ei synny ja siitä aiheudu perustetta lain vaatimaan pidempään säilytysaikaan.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

  • Huoneistomanageri: Henkilötiedot ovat sekä Huoneistomanagerin, sekä mahdollisten tulevien konserniyhtiöiden käytössä.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja saatetaan luovuttaa potentiaalisille ostajille ja näiden neuvonantajille.
  • Ulkomaalaiset sopimuskumppanit: Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
    • Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville yhteistyökumppaneille:
      • Mailchimp
      • Google
      • Facebook
      • Microsoft
      • Pipedrive
      • Visma
  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeellista sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietoja saatetaan myös tulevaisuudessa käyttää mahdollisten IT-yhteistyökumppaneien kanssa. Tällaisessa tapauksessa tätä selostetta päivitetään ja asiakkaita tiedotetaan asiasta. Takaamme, että henkilötietoja käytetään lain ja tämän selosteen sallimissa puitteissa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Rekisterin suojaus

Rekisteriin on suora pääsy vain toimitusjohtajan myöntämillä tunnuksilla.

Henkilötiedot on tallennettu tietokantoihin, jotka on suojattu salasanoilla ja palomuureilla. Koko tietojärjestelmä, joka sisältää tietokannan, on kryptattu. Lisäksi tietoliikenne tietojärjestelmästä on myös salattu.

11. Rekisteröidyn oikeudet

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen
    • Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
  • Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus:
    • Asiakkaamme voi kieltää tietojensa luovuttamisen sekä käsittelyn suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä meihin osoitteessa info[ät]huoneistomanageri.fi
  • Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).